正・短・易・惹（１９）

電子メールの書き方について、私なりの方法論を述べたい。電子メールについては、初心者であるが何らかの参考になればと思う。

電子メールは、ヘッド、ボディ、シグネチャの３部分に別れる。

ヘッドは、発信元、送信先、題名等を表示する先頭部分である。題名の付け方でどれくらいのメールの使い手か分かるという。内容を簡潔に表す必要がある。私の場合、題名について、長＞保険毎日新聞様＞コラム原稿（１）といった付け方をしている。発信元、送信先、題名である。電子メールで協同作業を進める場合は、名前の後に連番を付け、送信先をコメント先にするなど工夫をして、参加者がそれぞれ参照するのを容易にすると良い。

ボディ即ち本文は、正・短・易・惹で書くことを心がけている。ビジネス文書一般にいえることであるが、まず、何にもまして大切なことは正確なことである。次に、簡潔で要点をついている短い文章が望ましい。ビジネスマンは文字どおり忙しい。また、易しい文章を書くことである。もってまわらず、易しく書くのは結構むつかしい。最後は、人を惹きつける文章である。これは、さらにむつかしい。良い文章を見つけたら、書き写すなど工夫をしているが、書く人間の独創性や人間性を反映するので、一朝一夕にはいかない。

最後はシグネチャ、即ち、署名部分である。簡単に自分の名前を入れるものから、２０行近い長いものまである。それぞれ個性があり、観察すると楽しい。ビジネスとして電子メールを利用する場合、署名をどうするかは慎重に検討する必要がある。余り宣伝臭の強い署名は嫌われる。さりげなく自社や自分をＰＲするのはよいが、長くとも５行程度には収めたい。また、個人用と社用を分ける必要もあろう。