Outlook Express活用講座

自動返信のメールを作ろう

おまたせしました。一次休止していましたが問題が解決したので再びの公開です。

相手がメールを受信したら、とりあえずそれが確認できれば、こっちも安心できますよね。しかし残念ながら、相手がメールを受信したかを確認する手段はありません。
しかし、自分が受信側で、こちらがメールを受信したことを通知することはできます。それが今回のテーマ「自動返信」です。「受信確認」ではありません。

バージョンの確認(2000.1.8追加)

以前にこのページを閉鎖したときは、うまく動作しないことが確認されていました。原因はOE5のバグであることがわかり、修正パッチを待っていたのですが、いつのまにかこのページを復活させるのを忘れていました。

OE5のバージョンが 5.00.2314.1300 以降であることを確認して下さい。それより前のリリースでは動作確認が取れていません。バージョンの確認方法は、OE5のメニューの[ヘルプ]→[バージョン情報]をクリックします。

自動返信

「メールを送ってくれた人(差出人)に、受信したことの確認のメールを自動的に送信する」のが今回のメインテーマです。冒頭の「相手がメールを受信したかどうか」については、インターネットのメールのシステム上、確認する方法がありません。 (※UNIXシェルのfingerコマンドなどで調べる方法はあるが、プロバイダのほとんどはfingerが動作しないようになっている) 自動返信なので、差出人に通知するメッセージは常に同じ内容になります。よくイントラ専用のメールソフトで見る自動返信のような、通知するメッセージの中にメールの件名を入れて「○月×日のミーティング日時の変更というメールを受信しました」なんてことは、インターネットのメールではできません。

自動返信に使うメッセージは、あらかじめEML形式(*.eml)などでファイルに保存しておく必要があります。そして、OE5のメッセージルールの機能によって、メールを受信するときに差出人へEML形式のメールを送る、という仕組みです。
OE側のメッセージルールによって、自動返信のメールを送ることになるので、自動返信のメールは、メールの[送受信]のときに行われることになります。つまり新着のメールが受信トレイなどに配信されるときです。

自動返信のステップ(2000.1.9追加)

勝手に返信のメッセージを送ってくれないケースもあるので、いちおう自動返信のプロセスを解説しておきます。

OEでメールを[送受信]して新しいメールを受信する
メッセージルールの処理で、条件を満たすメールであれば次へ進む
指定した返信用のメッセージで、差出人への返信メッセージを送信トレイに作成
OEのオプション設定で、メッセージを直ちに送信する場合は返信メッセージを配信

4.は、OEのメニューの[ツール]→[オプション]の、上部[送信]タブの[メッセージを直ちに送信する]にチェックがついている場合だけ、すぐに返信メッセージを配信してくれます。そうでない場合は、もう一度[送受信]をクリックして送信トレイに残っている返信メッセージを配信してあげる必要があります(これちょっと面倒)。
自動返信のメッセージは、ちゃんと送信済みアイテムのフォルダに残っています。また自動返信されたメールには、ちゃんと返信したときの矢印のマークがつきます。

自動返信するメッセージの内容を作る

OEでメッセージを作成して、それを[送信]せずにEML形式でファイルに保存します。このメッセージには、HTML形式のメールを指定することもできます。また保存するときはテキスト形式でも大丈夫です。

[メッセージの作成]をクリック
[宛先]・[CC]・[BCC]は空けておき、[件名]に件名を入力する
※「メールありがとうございます」とか「メールを受信しました」という件名がいいと思います。
メッセージの本文を入力
「これは自動返信のメールです。メールを開いたかの確認ではありません。内容を確認し次第、必要でしたらお返事いたします。」なんて内容がいいと思います。
メッセージの内容は自由にアレンジしましょう。
メニューの[ファイル]→[名前を付けて保存]をクリック
保存する場所を指定して、適当なファイル名を付けて、最後に[保存]をクリック
デスクトップが散らかるのが嫌な人は、WINDOWSフォルダなどに保存することをオススメします。
メッセージの作成画面を閉じる

自動返信の設定をする

メッセージルールで、受信するメールの全てに対して、上記で作成したメッセージを返信するように設定します。

OEのメニューの[ツール]→[メッセージルール]→[メール]をクリック
右の[新規作成]をクリック
[1.ルールの条件を選択してください]の一覧の[すべてのメッセージに適用]にチェックを付ける
[2.ルールのアクションを選択してください]の一覧から[指定したメッセージで返信する]
[3.ルールの説明]の指定したメッセージをクリック
ファイル選択のダイアログで、上記で作成・保存したEML形式メッセージを指定する
最後に[開く]をクリック
[4.ルール名]には「自動返信」などの分かりやすい名前を指定
最後に下部の[OK]をクリック

実験

以上の設定ができたら、実際に自分自身のメールを送ってテストしてみましょう。 …と行きたいところですが、自分自身にメールを送ると、自分自身に自動返信されて、それがまた自動返信されてしまうという「無限ループ」に陥ってしまいます。が、その心配は必要なく、OEのメッセージルールが、自分自信から届いたメールに対しては返信しないようになっています。
なので、自動返信のテストは、誰か友達にメールを送ってもらってテストするようにしてください。

応用

複数のアカウントの設定をしている人には、ビジネス用とプライベート用のメールアドレスで使い分けている人も多いと思います。その場合、ビジネス用のメールアドレスだけ自動返信が必要だ、という場合はメッセージルールの設定の3.で、[指定されたアカウントから送信された場合]にチェックをつけ、[ルールの説明]の指定したアカウントでビジネス用のアカウントを指定します。

その他に、すべてのメールに自動返信するのではなく、重要度が「高」の場合だけ自動返信すると、非常に実用的だと思います。
メッセージルールの設定の3.で、[メッセージの重要度が指定した重要度である場合]にチェックをつけ、[ルールの説明]の指定した重要度をクリックして、重要度の[高]を選択して[OK]をクリックします。

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