Outlook Express 活用講座

差し込みメール

BCC以外の方法で、他の受信者を知られずに複数の人にメールを配信する方法についてです。
Wordの差し込み印刷の機能を介して、一人ずつ一通ずつメールを作成することができます。

はじめに

BCCのように複数の人にメールを送りたいけど、宛先に相手のアドレスが入っていないのは変…。顧客各自に異なる額の振込明細のメールを送りたい…。かっこいいダイレクトメールを送りたい…。
そんな便利なメールを、Wordの差し込み印刷の機能を応用して実現するのが今回の講座のテーマです。

確認事項

まず、OEが標準のメールクライアントのアプリケーションとなっているかを確認してください。他のOutlook 9x/2000やNetscapeなどが標準となっている場合は、OEで配信することはできません。 (…というかこのテーマは別のメールソフトでも出来るってことです)

また動作確認したのはWord 2000ですが、Word 95・Word 97・Word 98の差し込み印刷の機能とほぼ同じなので、これらのバージョンにも対応していると思います。

メールを送る相手のアドレス情報の編集方法を三通り用意しました。 OEのアドレス帳をExchange/Outlookでインポートする方法(A)と、 OEのアドレス帳をExcelにエクスポートする方法(B)と、 Excelなどで空のデータから作成する方法(C)です。ちなみにお勧めは(B)です。

アドレスや個別の情報を用意(A)

Outlookのアドレス帳(連絡先)を使う場合の手順です。 Exchangeを使っている人は極めて少ないと思いますのでOutlook 2000(以下Outlook)で説明します。
Outlookを併用していて、すでにOutlookのアドレス帳をそのまま全て使う場合や、 OEとOutlookのアドレス帳を共有する設定にしてある場合は、このインポートの手順は省いて構いません。

Outlookを起動
メニューの[ファイル]-[インポートとエクスポート]をクリック
一覧から[インターネットメールやアドレスをインポート]を選択
下部の[次へ]をクリック
一覧から[Outlook Express 4.x, 5]を選択
下の[メールのインポート]と[ルールのインポート]のチェックを外し、[アドレス帳のインポート]だけにチェックを付ける
下部の[次へ]をクリック
[Outlook 連絡先フォルダ]にチェックを付ける
[オプション]枠の3択を選ぶ
(2番目を選択しておけば無難)
下部の[終了]をクリック

これでOEからOutlook連絡先フォルダ(アドレス帳)にインポートされます。

アドレスや個別の情報を用意(B)

OEのアドレス帳をCSV形式ファイルにエクスポートし、それをExcelで開いて編集する方法です。受信者個別の情報(「今月の利用明細」などの目的)を載せる場合や、本文の冒頭に「○×様」という受信者の氏名を入れたりするときに便利です。

OEを起動
メニューの[ファイル]-[エクスポート]-[アドレス帳]をクリック
一覧の[テキストファイル(CSV)]を選択
右の[エクスポート]ボタンをクリック
[エクスポート先のファイル名]の右の[参照]ボタンをクリック
保存場所は[マイドキュメント]でいいので、ファイル名に適当なファイル名を入力
右下の[保存]ボタンをクリック
下部の[次へ]ボタンをクリック
一覧からエクスポートする項目だけにチェックを付ける
(少なくとも[表示名]と[電子メールアドレス]があれば良いでしょう)
下部の[完了]ボタンをクリック

これで指定した保存場所にCSV形式でアドレス帳のデータがエクスポートされます。
このデータファイルに手を加えるなら、Excelで編集して構いません。
また、これではアドレス帳の全てのアドレスにメールを送ってしまうので、Excelで送る必要のない行を削除してしまいましょう。

アドレスや個別の情報を用意(C)

すでにExcelのファイルで(XLS形式・CSV形式)でアドレスなどの情報を管理している場合は、それをそのまま使いましょう。
例えばWebサイトのアンケートなどで収集したデータをCSV形式で一元管理している場合などです。

このときに注意することは、必ず一行目に項目名を入れておくことです。 Wordの差し込み印刷機能では、一行目を必ず項目名として認識してしまいます。

差し込みのデータ指定

ここからはWordの出番です。

まず(A)の方法でアドレス情報を指定する方法がこれです。

Wordを起動し、新規文書の状態にする
メニューの[ツール]-[差し込み印刷ヘルパー]をクリック
[作業中のウィンドウ]をクリック
[作成]ボタンをクリックし、[定型書簡]をクリック
[データファイル指定]ボタンをクリックし、[アドレス帳]をクリック
一覧から[Outlook アドレス帳]を選択して[OK]ボタンをクリック
[メイン文書の編集]をクリック

あるいは(B)か(C)の方法でアドレス情報を指定する方法はこちらです。

Wordを起動し、新規文書の状態にする
メニューの[ツール]-[差し込み印刷ヘルパー]をクリック
[作業中のウィンドウ]をクリック
[作成]ボタンをクリックし、[定型書簡]をクリック
[データファイル指定]ボタンをクリックし、[データファイルを開く]をクリック
[ファイルの場所]は上記6.で保存した場所を選択
下部の[ファイルの種類]は[すべてのファイル]を選択
ファイルの一覧から、(B)の7.で保存したCSV形式かXLS形式のExcelのファイルを選択
右下の[開く]ボタンをクリック
[メイン文書の編集]をクリック

これで準備は整いました。

本文の編集、メールに差し込み

メールの本文はこの白紙のWordに入力して行きます。

「○×様」のように、本文中に受信者の名前を挿入したりするには、ツールバーの[差し込みフィールドの挿入]をクリックし、受信者の名前に該当する項目名を指定します。(例:[表示名])
またその他、(C)の追加情報の項目などを本文中に挿入するには、やはりツールバーの[差し込みフィールドの挿入]ボタンから指定します。

※本文中にいずれかの差し込みフィールドが存在しないと、以下の手順2.の[差し込み]ボタンが淡色表示でクリックできません。[表示名]などのフィールドを挿入することで対応してください。(別の対応方法に付いては研究しておきます。2000/11/23)

最後にメールへの差し込みを行います。

Wordのメニューの[ツール]-[差し込み印刷ヘルパー]をクリック
[差し込み]ボタンをクリック
[差し込み先]の一覧(新規文書となっている)から[電子メール]を選択
右の[設定]ボタンをクリック
[メールファックスの宛先のフィールド]の一覧から、送信先のメールアドレスの項目名を選択
[件名]に配信するメールの件名を入力
(ここにもフィールドの値が指定できれば良かったんだが…)
右上の[差し込み]ボタンをクリック
(OEの送信トレイに差し込まれたメールが入る)

あとはOEの[送受信]でメールを配信するだけです。冒頭の通り、受信者の数だけメールがあるので、送信には時間が掛かることがあります。

OE活用講座ホーム | OE活用講座掲示板
 Factory | Laboratory | NAGANO INTERNET A