なお開講が予定されている｢バックアップPart2｣につながるステップになるので、
｢バックアップ｣の続編に興味がある方は、几帳面で神経質でなくても、ぜひこのテーマをご覧ください。
OEには標準で｢受信トレイ｣、｢送信トレイ｣、｢送信済みアイテム｣、｢削除済みアイテム｣、｢下書き｣の5つのフォルダがあります。
受け取ったメールは｢受信トレイ｣、送ったメールは｢送信済みアイテム｣、
まだ送っていないメールは｢送信トレイ｣、送信しないで保存しておくメールは｢下書き｣、
削除したメールは｢削除済みアイテム｣に、それぞれ配分されています。
このうちの｢受信トレイ｣と｢送信済みアイテム｣に、たくさんメールがあるはずです。
この2つのフォルダを整理することが今回の目的になります。
私は従来の電子メールとは別に、このサイトの感想などを送ってもらうFeedback(アンケート)がメールで届くようになっています。 このFeedbackにはリンクの申し込みや質問などを送ってくる人もいます。 私はこのFeedbackだけを別のフォルダ｢Feedback｣に移動しています。
その他は、特に差出人別に分けたりはしないで、1年を4つに分けた四半期ごとにフォルダを作っています。 ｢97q1｣(97年第1四半期)、｢97q2｣(同第2)、｢97q3｣(同第3)、｢97q4｣(同第4)、｢98q1｣(98年第1四半期)、という具合にです。 受信トレイと送信済みアイテムのフォルダの内容を、該当する期間中のメールだけ集めて1つのフォルダに移動しています。 こうすると時間軸に対して、どのように私と相手がメールのやり取りをしたかが分かるからです。
ちなみに私は95年の年末くらいから電子メールをはじめたので、｢95q4｣からあります。この頃は確かまだExchangeを使っていました。
期間で整理した理由は、ちょうどPCのファイルをバックアップする方法に似ているからです。
詳しくは続編で説明しますが、古いものほど使うことがなくなるので、
古いものをZipなどにバックアップして、OE上からは削除してしまっています。
OEは本来は軽快なアプリケーションですが、管理しているメッセージの数が多いほど動作が遅くなるようです。
四半期で分けている理由は、1ヶ月ごとだとその前の月のメッセージがすぐ必要になったりするケースが多く、
また3ヶ月より長い期間だと、バックアップを復元して、古いメッセージを調べたいときに期間が長すぎるせいで探しにくいのです。
あくまで私の経験で、3ヶ月分というのが丁度いいと感じたからです。
OE活用講座ホーム |
OE活用講座掲示板
Factory |
Laboratory |
NAGANO INTERNET A
COPYRIGHT 2000