Outlook Express活用講座

受信トレイアシスタント特集

マルチアカウントやBIGLOBE編で紹介した受信トレイアシスタントの特集です。

■受信トレイアシスタントを使おう

ダウンロードされたメールを任意のフォルダに移動したり、特定のメールアドレスからのメールをダウンロードせずにサーバーから削除したり、サイズの大きなメールのダウンロードをしない、などの便利なサポート機能を持っているのがOEの受信トレイアシスタントです。
この講座では、用途別に受信トレイアシスタントの設定を解説していきます。

■受信トレイアシスタントの基本操作

受信トレイアシスタントは、OEのメニューの[ツール]→[受信トレイアシスタント]で設定します。

これが受信トレイアシスタントのダイアログです(縮小表示でゴメン)。 [説明]の一覧に、メールの振り分けなどの｢ルール｣が順番に表示されます。つまり複数のルールを受信トレイアシスタントで設定できるのです。もちろん初めて設定するときは、この[説明]の一覧は空欄です。

ルールを追加するには、[追加]ボタンをクリックし、詳細な条件(フィルタ)と処理の内容を設定します。逆に削除する場合は[削除]をクリックします。一時的にルールを試用しないときは、ルールの左側のチェックをはずします。

一覧には、ルールの優先順位が高いものほど上に表示されます。複数のルールを設定するときは、その優先順位を加味しておく必要性もあります。
このルールの優先順位を設定するのが、ダイアログ右上の[上へ]と[下へ]のボタンです。優先順位を変更するルールを一覧から選択しておいて、これらのボタンをクリックして優先順位を変更します。

■受信トレイ以外のフォルダへ

｢フォルダで整理整頓｣の講座で、フォルダを作って効率よくメールを仕分けする方法について触れました。フォルダを作成して、受信トレイのメールをフォルダに移動する方法で整理していましたが、受信トレイアシスタントを使えば、メールをダウンロードと同時に指定されたフォルダへ移動してくれます。
まず先に移動先のフォルダを作成してから、受信トレイアシスタントの設定をしましょう。ここでは｢活用講座通信｣というフォルダに、OE活用講座のメール(nagano@mesh.ne.jp)を自動的に振り分けるシチュエーションを例にします。

OEのメニューの[ツール]→[受信トレイアシスタント]をクリック
ダイアログの[追加]をクリック
[差出人]の欄に nagano@mesh.ne.jp と入力する
(もしアドレス帳に登録されている場合は、欄の左のアドレス帳のボタンをクリックして、アドレス帳からも選択できます)
[移動先]のチェックを付ける
[フォルダ]ボタンをクリック
移動先のフォルダ｢活用講座通信｣を選択
[OK]ボタンをクリック(一覧にルールが追加される)
最後にダイアログの[OK]ボタンをクリック

この例では実際に私がメールを出さないと、ちゃんと設定できたかチェックすることができませんね…。ためし3.の差出人を自分のメールアドレスに設定して、テストしてみてください。

■特定の差出人のメールを削除する

この節を立ち上げる段階ではIE5のベータ2の配布がスタートしていて、なかでもOE5の新しい機能｢迷惑メール｣への対処が取りざたされています。あれって実はOE4の受信トレイアシスタントでもできることなんです。
削除したいのは、懸賞応募で登録したサイトから送られてくるダイレクトメールなどです。ダイレクトメールを知らないで懸賞応募などをしている人は多いと思います。悪質なのはダイレクトメールを断る手段を載せていないのもあります。
削除するときは、大きく分けて二通りあります。ひとつはOEの[削除済みアイテム]にダイレクトに移動する方法です。この方法は上記の｢受信トレイ以外のフォルダへ｣と同じ方法で、[削除済みアイテム]フォルダを移動先に指定するだけです。

もうひとつは、メールサーバー上で差出人をチェックし、そのメールをダウンロードせずにサーバー上で削除する、という手法です。
適用するダイレクトメールなどのメールアドレスを調べておきましょう。

OEのメニューの[ツール]→[受信トレイアシスタント]をクリック
ダイアログの[追加]をクリック
[差出人]の欄に削除対象のメールアドレスを入力する
(もしアドレス帳に登録されている場合は、欄の左のアドレス帳のボタンをクリックして、アドレス帳からも選択できます)
[サーバーから削除]のチェックを付ける
[OK]ボタンをクリック(一覧にルールが追加される)
最後にダイアログの[OK]ボタンをクリック

メールの送受信を行ったときに、メールの一覧をチェックするときに、プログレスバーが一瞬だけ新着メールがあるような反応を見せますが、実際はメールがダウンロードされません。
間違ってもすべてのメールに対して[サーバーから削除]を適用しないようにしましょう。関係のないメールも削除されますから(あたりまえ)。

■サイズの大きなメールをダウンロードしない

先日、私はスキャナでDTP用サイズで友達の写真を撮り込んでメールで送ろうとしました。 JPEGで圧縮しても1.4MBにもなり、｢小ワザ大全集｣の｢サイズの大きなメールを送る｣に従って、何とかメールを送りました。受信側の友達は、ISDNには入ってなくて、おまけにいまどき28.8Kbpsのモデムを使っています(現役で使っている人がいたらゴメン)。そのメールのダウンロードには恐ろしいほどの時間を要したはずですが、早朝のテレホタイムなら楽にダウンロードもできたことでしょう。
ところが早朝まで他のメールをダウンロードしないわけには行きません。このような場合には、サイズの大きなメール以外をダウンロードできれば便利ですよね。

OEのメニューの[ツール]→[受信トレイアシスタント]をクリック
ダイアログの[追加]をクリック
[次のサイズより大きい場合]のチェックを付ける
その右のサイズに、ダウンロードしたくないメールのサイズより少ない値を指定する
[サーバーからダウンロードしない]のチェックを付ける
[OK]ボタンをクリック(一覧にルールが追加される)
最後にダイアログの[OK]ボタンをクリック

重たいメールが事前に届くことが分かっていれば、先にこのルールを設定しておきます。サイズの大きなメールをダウンロードするときは、このルールを一覧から削除してから[送受信]します。
爆弾メールを予防するときのために、あらかじめ1MB以上のメールをダウンロードしないように設定しておくのもよいでしょう。ただしプロバイダによっては、メールアカウントで保存できるメール全体のサイズが制限されている場合もあります。サイズの大きなメールをダウンロードせずに溜めたままにしておくと、制限以上のメールはメールサーバー自体が受信しなくなり、差出人宛てに受信できなかった通知が届きます(プロバイダやメールサーバーのソフトによっては通知なしにダウンすることもあり)。

■マルチアカウント設定での応用

｢マルチアカウント｣の節で、複数ユーザーのそれぞれのメールを受信トレイアシスタントで振り分けることを説明しました。が、あれでは不十分なことが判明しました。ここでの説明は、都内にお住まいの｢森本姉妹｣のために書きます。

この森本家も姉妹で一台のパソコンを共有し、Windowsのマルチユーザー設定なしで、お互いのプライバシーを何とか保っています。
このお宅にお邪魔したときに、｢マルチアカウント｣の設定をしてあげたのです。姉妹それぞれに｢亜希子｣と｢えっちゃん｣というフォルダを作って、受信トレイアシスタントも設定しました。が、そこで気がついたのは、｢マルチアカウント｣の受信トレイアシスタント設定では、 二人同時にメールを送った場合にどちらか一方のフォルダにしかメールが配信されないということです。この場合、一回の送受信で同時に二人のメールがダウンロードされるのですが、どちらか一方のフォルダに二通とも配信されるのです。

受信トレイアシスタントには、｢亜希子｣と｢えっちゃん｣それぞれに届いたメールを、それぞれのフォルダに移動するルールがあります(ひとつずつ)。しかし、優先順位の高い、はじめのルールが適用されるため、｢亜希子｣宛てと｢えっちゃん｣宛てのメールはどちらもはじめのルールに従って同じフォルダに移動されてしまいます。

そこで考えたのですが、宛先が｢亜希子｣と｢えっちゃん｣の両方の場合は、さらに最優先のルールとして受信トレイに移動するように設定します。ちなみにCCで送信されるケースもあるので、同様にCCでも受信トレイに移動するように設定します(つまりルールは六つ)。上述の｢受信トレイ以外のフォルダへ｣を参考にして、同様に以下のルールを追加してください(優先順位も)。

ルール1: [宛先]＝｢(Aのメールアドレス) (Bのメールアドレス)｣(二つのメールアドレスの間に半角スペース)、[移動先]にチェックをつけて[受信トレイ]を指定
ルール2: [CC]＝｢(Aのメールアドレス) (Bのメールアドレス)｣(二つのメールアドレスの間に半角スペース)、[移動先]にチェックをつけて[受信トレイ]を指定
ルール3: [宛先]＝｢(Aのメールアドレス)｣、[移動先]にチェックをつけてAのフォルダを指定
ルール4: [CC]＝｢(Aのメールアドレス)｣、[移動先]にチェックをつけてAのフォルダを指定
ルール5: [宛先]＝｢(Bのメールアドレス)｣、[移動先]にチェックをつけてBのフォルダを指定
ルール6: [CC]＝｢(Bのメールアドレス)｣、[移動先]にチェックをつけてBのフォルダを指定

これでもまだ本当は若干のトラブルがあるのですが(BCCを想定していない)、なんとかなると思います。

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